尽管发生了数字革命，公关专业人士仍然更喜欢通过电子邮件向相关记者展示新闻报道。
但是，记者每天收到大量电子邮件，因此很难脱颖而出。报告显示，47.5%的记者每天收到100封电子邮件，其中超过三分之一每天收到200封！
因此，除非你有一张王牌，否则你的推销很可能会被忽视。
撰写一封成功的公关推销电子邮件很困难，但并非不可能。
在经营一家屡获殊荣的公关机构十多年之后，我开发了一套能够取得成果的公关推介电子邮件撰写流程。让我们了解问题的核心。
1. 研究
媒体推介的成功取决于其与接收者的相关性。因此，撰写媒体推介电子邮件的第一步是研究并生成相关媒体联系人列表。
您可以使用 Prowly 或 Muck Rack 的媒体数据库（如下所示）等工具轻松找到报道与您的故事相关的主题的记者。
一旦你有了适合你的领域的记者名单，就可以深入研究他们最近的文章和一般感兴趣的话题。同样，像 Muck Rack 这样的工具可以帮助您轻松找到他们最新的文章或主题，因为每个记者在该平台上都有个人资料。
2. 撰写个性化的电子邮件推介
根据Muck Rack的2020年一项调查，“在接受调查的1000名记者中，有33％的人说，由于缺乏个性化，他们拒绝了公关宣传。”
个性化不仅仅是向报道您特定领域的记者撰写宣传材料。这也意味着在每个单独的宣传中添加元素，以表明它是根据特定的媒体个性创建的。
例如，推介可以针对记者已经报道的主题提供新的视角或角度。他也可能会提到你在一次工作活动中遇见他的那次。你甚至可以提到你们有一个共同的熟人这一事实。
电子邮件推介应该多长？
2020 年新闻状况调查发现 “61% 的记者更喜欢两到三段左右的宣传。 » 此长度使您可以提供足够的信息，同时保持音调简短和个性化。
您不必从头开始撰写电子邮件推介。您可以使用人工智能工具作为起点。人工智能将立即根据新闻稿内容生成电子邮件推介。但是，请确保您拥有可靠的人工智能政策模板，以便为组织内的人工智能使用制定明确的指南和标准。
3. 使用清晰且令人信服的号召性用语
不要让记者在读完你的推介后决定下一步行动。以清晰且令人信服的号召性用语结束您的宣传。您希望记者阅读后做什么？你想让他询问更多信息吗？您邀请他参加活动吗？
您的呼吁应明确且易于实施。避免使用通用的表达方式和动词，例如“考虑”或“利用”。
相反，选择直接的方法。 “如果您想要更多详细信息，请回复此电子邮件”是一个很好的行动呼吁。
一种外观足以让记者确切知道您要问什么。他不会遵守您的要求，这增加了他这样做的机会。
4.断开连接
完成演示后，请使用礼貌的陈述。例如，以“谢谢您抽出时间”或“提前谢谢您”来结束您的演讲。
包括您的姓名和联系信息，例如您的电子邮件地址和电话号码。这将使记者可以通过他们的首选频道与您联系以获取更多信息。
在发送消息之前，请考虑校对您的电子邮件，以确保其不包含任何语法或拼写错误。这将展示您的专业精神并增加您获得积极回应的机会。
5.写一个引人注目的主题行
大多数记者都很忙，没有时间阅读长篇电子邮件来决定您的故事是否值得进一步调查。因此，您需要使用邮件的主题行来吸引他们的注意力并吸引他们首先打开您的电子邮件。
将您的主题行视为您的推介标题。
引人注目的主题行应该引人入胜并反映您的信息。它应该是一个能够激发记者兴趣并对电子邮件内容设定明确期望的挂钩。
例如，如果您打算向托管电话对小型企业的好处发表文章，那么“革命性通信：托管电话如何改变小型企业”之类的主题行可能会引起他们的注意。
此外，您可以将电子邮件主题行与热门文章相关联。大约有77％的新闻报道新闻报道的记者认为，这是使故事更加共享的最佳实践之一。
避免使用会引发垃圾邮件的模糊或商业词语，例如 现在 或者 期限有限在公关推销电子邮件的主题行中。而是使用类似的单词 不是 或者 发射 以证明您的电子邮件是合法的。这将阻止您的消息发送到垃圾邮件文件夹，这可能会影响您的发件人声誉和电子邮件的可传递性。
电子邮件的主题行也应该简短。 Backlinko 的一项研究发现，较长的主题行（36-50 个字符）比较短的主题行产生更高的成功率。
额外提示：跟进
发送推介后，在日历上标记后续预约。如果您在一周左右没有收到回复，可以发送一封礼貌的后续电子邮件。
后续表明您的承诺和兴趣。单个后续消息可提高接触率转换率，并可能增加了65.8％的响应。
后续电子邮件最佳实践：
- 在发送初始推介后的三到 7 天内进行跟进。
- 写一封简短的电子邮件。这只是对你的关键信息的简短、礼貌的重申，并表达了为什么这个故事会引起读者的兴趣。
- 提供任何可能有帮助的其他信息。
- 您还可以改变对故事的处理方式。例如，您可以建议不同的新闻角度或提供不同的、更相关的发现。
撰写良好的公关电子邮件示例
例子#1
此示例展示了如何通过提供有关当时值得一提的主题的原始报告来提供价值。
您注意到这种个性化的感觉了吗？作者使用新闻工作者的名字给人留下深刻的印象，即该电子邮件是为他写的。
消息的主题也很引人注目。他提到了一项以前从未进行过的研究的重要发现。至于号召性用语， “请告诉我这是否可以用于故事。” » 非常简单且易于实现。
例子#2
在此示例中，音调突出了一项有趣的研究，以吸引记者并鼓励他们考虑出版或提及这个故事。
作者雷米（Remy）也通过提及记者最近的浪漫骗局文章并提及他的名字来个性化他的信息。雷米还礼貌地以简短的“干杯”和他的名字结束。
结论
媒体推介的成功很大程度上取决于其相关性以及与目标记者利益的一致性。因此，在撰写有力的宣传材料之前，请确保您了解记者的背景、最近发表的文章和出版风格。这需要您进行广泛的研究。
一旦您掌握了所有必要的信息，您就可以开始创建引人注目的主题行并撰写您的推介。确保您的内容是个性化的。这向记者表明您确实有兴趣与他们合作。
然后，添加清晰的号召性用语，并以礼貌的告别结束您的电子邮件。
现在写一封精彩的公关推介电子邮件，让您获得媒体报道。请记住发送后续电子邮件以获得最佳结果。
一切顺利！
